Wanbetalers kunt u missen als kiespijn en toch krijgen bijna alle bedrijven ermee te maken. Het betalingsgedrag tussen Belgische bedrijven lijkt inmiddels licht te verbeteren, al wordt ongeveer 1/3 van de facturen nog altijd te laat of helemaal niet/betaald. Het kantoor krijgt regelmatig de vraag van ondernemers wat zij preventief kunnen doen om zich te beschermen tegen wanbetalers.
Spijtig genoeg is niemand die zich in het economisch verkeer begeeft immuun voor wanbetalers en een wonderformule ter bescherming van een onderneming tegen slechte betalers bestaat evenmin. Er zijn echter wel praktische tips die de ondernemer kunnen helpen om de risico’s te beperken.
Dit artikel is geen juridisch advies; iedere zaak vraagt immers een individuele aanpak. Bovendien zijn onderstaande praktische tips handig, doch zij sluiten het contracteren met wanbetalers niet uit en vormen slechts een leidraad; zoals reeds gesteld: een toverformule tegen wanbetalers bestaat niet.
- Algemene Praktische Tips
Een eerste tip die wij kunnen geven is alvast zeer voor de hand liggend, namelijk: laat u op voorhand betalen, of zorg ervoor dat het gevraagde voorschot is afgestemd op de reële kosten voor u als verkoper van de handelstransactie.
Zorg er tevens voor dat nadat de prestatie werd geleverd U onmiddellijk factureert.Soms willen klanten wel betalen, maar kunnen ze niet omdat ze de factuur nog niet ontvangen hebben. Is de deal afgerond? Stuur dan onmiddellijk de factuur. Zo laat u weten dat u betalingen serieus neemt. Zorg er in ieder geval voor dat u niet aan de basis ligt van de laattijdige betaling.
Zorg bovendien altijd dat U in gesprek blijft met Uw klant. De meeste ondernemingen nemen pas contact op met de klant nadat de betaaltermijn verstreken is. Het is veel efficiënter om net voor de betaaltermijn vervalt even uw klant te bellen. Vraag of de factuur goed ontvangen is en of alle gegevens op de factuur kloppen. Dit is niet alleen een extra service, maar ook een extra contactmoment. Wanneer uw klant een stapel rekeningen te vereffenen heeft, dan zal de factuur van diegene met de beste relatie of diegene die het hardst roept bovenaan komen te liggen.
- Belang van de algemene voorwaarden
Maatwerk
Met betrekking tot algemene voorwaarden moet worden opgemerkt dat het opstellen van algemene voorwaarden maatwerk is. De voorwaarden mogen dan wel algemeen zijn, universeel zijn ze allerminst. Algemene voorwaarden dienen immers steeds te zijn afgestemd op uw concrete onderneming en rekening houden met de werking in de praktijk van de onderneming. Laat u dus nooit verleiden om mooi ogende algemene voorwaarden van een andere onderneming te kopiëren en zelf te gebruiken zonder deze te laten verifiëren door een deskundige terzake.
Leesbaarheid
Als ondernemer mag u ook niet beschaamd zijn over uw algemene voorwaarden; zorg dan ook voor billijke algemene voorwaarden. Het is tevens belangrijk dat de voorwaarden worden afgedrukt in een leesbare lettergrootte. Zo voorkomt u betwisting achteraf.
Zorg er verder ook voor dat op de voorzijde van uw geschriften (bestelbonnen, facturen,…) expliciet wordt verwezen naar de algemene voorwaarden die op de achterzijde zijn vermeld.
Stilzwijgende aanvaarding
Gemeenrechtelijk wordt wel eens gedacht dat het niet protesteren van een factuur binnen een redelijke termijn, de aanvaarding ervan inhoudt, daarin begrepen de algemeen voorwaarden op de achterzijde vermeld.
Deze regel moet echter worden genuanceerd.
De rechtspraak aanvaardt inderdaad dat de niet (tijdig) betwiste factuur bewijs oplevert van de handelstransactie waarop ze betrekking heeft, doch deze bewijsregel geldt in principe enkel tussen handelaren. Bovendien dient men daarbovenop nog te bewijzen dat er tussen de handelaren regelmatige handelstransacties plaatsvonden. Indien de tegenpartij dus een particulier is of een handelaar waarmee slechts eenmalig of occassioneel handel wordt gedreven, dan geldt dit vermoeden in principe niet. In dat geval zal u als verkoper/aannemer in principe moeten bewijzen dat de klant/bouwheer voorafgaandelijk kennis heeft genomen van de algemene voorwaarden en deze ook heeft aanvaard.
Geldigheid
In de algemene voorwaarden kan u ook niet om het even welke bepaling opnemen. Zo bevat bijvoorbeeld de Wet Marktpraktijken een lijst van bedingen die verboden of onrechtmatig zijn.
Indien u een dergelijk beding opneemt in uw algemene voorwaarden, dan kan dit worden aangevochten voor de rechter.
Het voorkomen van een verboden of onrechtmatig beding, maakt echter de gehele overeenkomst in haar totaliteit niet ongeldig. U zal enkel het beding niet kunnen tegenwerpen aan de klant/bouwheer.
Klachtentermijn
Een veel voorkomende fout in algemene voorwaarden is het voorzien van een te korte klachtentermijn. Zorg ervoor dat de termijn steeds redelijk is en in functie van de gebruiken binnen uw sector.
Eigendomsvoorbehoud
Het voorzien van een eigendomsvoorbehoud in de algemene voorwaarden, indien u producten verkoopt, is ook interessant en biedt extra zekerheden in geval van wanbetaling. In principe kan u dan immers het verkochte goed dat nog niet volledig is betaald gaan terughalen bij de koper. Zonder eigendomsvoorbehoud kan dit in principe niet.
Een clausule van eigendomsvoorbehoud moet evenwel steeds met de nodige zorgvuldigheid worden opgesteld.
Het opnemen van een aantal verplichtingen in hoofde van de koper met betrekking tot het zichtbaar maken op het product dat er een eigendomsvoorbehoud op rust naar derden toe is eveneens aan te raden.
U doet er ook goed aan de clausule binnen de algemene voorwaarden extra te benadrukken.
Intresten en schadebedingen
Indien u intresten en schadebedingen opneemt in uw algemene voorwaarden, dan bent u daarin ook best gemodereerd. Indien u een te hoge intrest vraagt, dan kan deze door de rechtbank worden herleid. Bepaalde rechtbanken veroordelen de eiser zelfs tot een deel van de gerechtskosten, indien zij de te hoge intresten moeten matigen.
Om te bepalen wat billijk is kan worden verwezen naar de Wet op de betalingsachterstal bij handelstransacties, dewelke voor de eerste helft van 2015 een intrestvoet voorziet van resp. (afhankelijk van het geval) 7,5 % of 8,5 %. Ter vergelijking bedraagt de gewone wettelijke intrest voor 2015 slechts 2,50 % …
Opeisbaarheid
Verder kan u in uw algemene voorwaarden ook best voorzien dat in geval van wanbetaling, eveneens alle overige facturen opeisbaar worden, zelfs indien deze nog niet vervallen zouden zijn. Op die manier vermijdt u dat u dient te wachten met de gerechtelijke invordering tot wanneer alle facturen effectief zijn vervallen. Dit is niet zonder belang indien u vreest dat uw medecontractant in moeilijkheden lijkt te geraken.
Forumbeding
Een zorgvuldige formulering van het beding dat bepaalt dat een bepaalde rechtbank territoriaal bevoegd is om kennis te nemen van het geschil is eveneens belangrijk. Bij een vage omschrijving loopt u immers het risico dat de gevatte rechter zich onbevoegd zal verklaren. Deze problematiek is zeker aan de orde voor geschillen met een kleine waarde die voor de Vrederechter moeten worden gebracht.
Een clausule in de zin van “Alleen de rechtbank van Brugge is bevoegd om kennis te nemen van het geschil”, is een voorbeeld van een slecht geformuleerd forumbeding.
Vanaf 1 april 2014 werden de gerechtelijke arrondissementen bovendien hertekend. De algemene voorwaarden dienen dan ook aan deze wijziging te worden aangepast.
Zekerheden en onderzoek naar de kredietwaardigheid
Naast het opstellen van goede algemene voorwaarden zijn er eveneens tal van mogelijkheden om extra waarborgen tot betaling te bekomen. Enkele voorbeelden: borgstelling, bankgarantie, documentair krediet, kredietverzekering, factoring, …
U kan tevens vooraf nagaan of uw contractspartij kredietwaardig is. Naast een aantal betalende opties, zijn er ook een aantal gratis “hulplijnen” waaruit reeds veel informatie kan worden gehaald.
Wanneer U bij het opstellen van Uw algemene voorwaarden rekening houdt met bovenvermelde tips kan het voor U als onderneming enerzijds makkelijker zijn om slecht betalers op voorhand te identificeren en U tevens te wapenen tegen wanbetalers. Bovendien zal het ook nadien –wanneer uiteindelijk niet wordt betaald- gemakkelijker zijn om via juridische weg de factuur in te vorderen wanneer de algemene voorwaarden helder, correct en op maat werden opgesteld.